Tuntikirjanpito Excelissa

Tyoajanseuranta Excelissa — opas tuntikirjanpitoon joka kestaa tyosuojelutarkastuksen

SK Sanna Korhonen 22. helmikuuta 2026 Lukuaika: n. 16 min 4 280 sanaa

Se tapahtui marraskuussa 2019, keskiviikkona. Tyosuojelutarkastaja istui neuvotteluhuoneessamme ja pyysi nakemaan kolmen viimeisen kuukauden tyoaikakirjanpidon. Meilla oli noin 40 tyontekijaa tuotannossa ja varastossa, ja palkanlaskijana kaikki kulki minun kauttani.

Meilla ei ollut kunnollista kirjanpitoa. Oli paperisia tuntilistoja laatikoissa, puolet ilman esimiehen kuittausta, ja muutama Excel-tiedosto jotka olin kasannut kiireessa. Tarkastaja ei ollut vaikuttunut.

Siita alkoi puolen vuoden projekti. Rakensin ensimmaisen kunnollisen Excel-pohjaisen tyoajanseurannan tammikuussa 2020, ja sen jalkeen olen kehittanyt sita joka vuosi. Nyt, 11 vuotta palkanlaskijana, voin sanoa etta se ensimmainen tapaaminen tyosuojelutarkastajan kanssa oli paras asia mika palkkahallinnolle tapahtui. Se pakotti meidat tekemaan asiat oikein.

Tama opas kertoo kaiken mita olen oppinut — myos ne virheet joista ei mielellaan puhuta.

Jos haluat valmiin ratkaisun heti, olen kayttanyt viimeiset pari vuotta tata ammattimaista tuntikirjanpitopohjaa — siina on 15 valilehteä, automaattinen ylityolaskenta, joustosaldo ja kojelauta. Saastaa rehellisesti sanottuna useita tunteja kuukaudessa.

Mika on tyoajanseuranta ja miksi se on valttamaton?

Tyoajanseuranta tarkoittaa jarjestelmallista tapaa kirjata tyontekijoiden tyoajat — aloitusaika, lopetusaika, tauot ja mahdolliset poissaolot — paiva paivalta. Se on perusta kaikelle palkanlaskennalle, ylityovalvonnalle ja lakien noudattamiselle.

Ilman toimivaa tyoajanseurantaa lennät sokeana. Et tieda lahentyuko joku 250 tunnin ylityorajaa. Et tieda taytetaanko taukovaatimuksia. Ja kun tyosuojelutarkastaja tulee, sinulla ei ole mitaan naytettavaa — vaikka tyoaikalain 32 § nimenomaan velvoittaa sinua pitamaan kirjanpitoa ja sailyttamaan sen vahintaan kaksi vuotta.

Kaytannossa tama ei ole vapaaehtoista. Se on laki.

Kolme syyta valita Excel jarjestelman sijaan

Olen kokeillut Mepcon, Visma Signin ja muutaman pienemmänkin järjestelman. Ne toimivat hyvin suurille organisaatioille. Mutta pienyritykselle, jossa on 5-50 tyontekijaa, Excel on usein jarkevämpi valinta.

Kustannus

Nolla euroa lisaa. Microsoft 365 on useimmilla yrityksilla jo kaytossa. Erillinen järjestelmä maksaa 5-15 euroa per kayttaja kuukaudessa — 40 tyontekijalla se on 2 400-7 200 euroa vuodessa.

Joustavuus

Omistat rakenteen kokonaan. Tyoehtosopimus sanoo 37,5 tuntia? Muuta yksi solu. Uusi poissaolokoodi? Lisaa rivi. Ei tukipyyntoja, ei odottelua.

Ei sidonnaisuutta

Data pysyy sinulla. Ei vientiongelmia, ei migraatiomaksuja. Tiedosto toimii offline-tilassa, Teamsissa, SharePointissa — missa tahansa.

Nain ammattimainen tuntikirjanpito nayttaa Excelissa

Olen nahnyt kaikkea — yhdesta valilehdesta jossa on 365 rivia (koko vuosi samassa nakymaassa) yliampuviin makropohjaisiin hirviöihin jotka kaatuvat joka toinen viikko. Eika sekaan mahdu monta sellaista jotka oikeasti tayttaisivat tyoaikalain vaatimukset.

Hyva tyoajanseuranta Excelissa koostuu kuukausivälilehdista, erillisista välilehdista asetuksille ja arkipyhille, seka kojelaudasta joka kokoaa kaiken yhteen.

ABCDEFG
1TAMMIKUU 2026
2PvmPaivaAloitusLopetusTaukoTyoaikaYlityo
35.1.2026Ma07:0015:3000:3008:0000:30
46.1.2026Ti07:0017:0000:3009:3002:00
57.1.2026Ke07:3015:3000:3007:3000:00
68.1.2026To06:4516:4500:3009:3002:00
79.1.2026Pe07:0014:3000:3007:0000:00
Tammikuu
Helmikuu
Maaliskuu
...
Kojelauta
Asetukset
Arkipyhat
Koodit

Sarakkeet F ja G lasketaan automaattisesti. Sinun tarvitsee tayttaa vain aloitus, lopetus ja tauko.

Viikon yhteenveto nayttaa tältä:

Ma
8:00
Ti
9:30
Ke
7:30
To
9:30
Pe
7:00
Viikko
41:30

Poissaolokoodit — jarjestelma joka saastaa eniten aikaa

Opin taman kantapaan kautta. Ensimmaisessa versiossani ei ollut koodeja lainkaan — kaikki poissaolot olivat vain tyhjia soluja. Palkanlaskenta oli arpapeliä. Koodit ohjaavat seka palkkaa etta raportointia automaattisesti.

T Tyoaika
VL Vuosiloma
SP Sairauspoissaolo
PV Perhevapaa
VV Virkavapaa
AV Äitiysvapaa
KO Koulutus
TV Tasoitusvapaa
LO Lomarahavapaa
JP Joustopaiva

Rakenna oma pohja — vaihe vaiheelta

Jos haluat rakentaa alusta asti, nain mina teen. Ensimmainen versioni vei noin 16 tuntia — talla ohjeella paaset nopeammin perille.

  1. Perusrakenne

    Aloita 14 valilehdella: yksi jokaiselle kuukaudelle (12 kpl), yksi Asetuksille ja yksi Arkipyhille. Nimeä välilehdet: Tammi, Helmi, Maalis jne. Asetuksiin tulee yrityksen nimi, tyontekijan nimi, normaali tyoaika paivassa (7:30 tai 8:00) ja tuntipalkka.

    Vinkki

    Kayta samaa asettelua kaikissa 12 kuukausivälilehdissa — rivi 1 otsikko kuukauden nimella, rivi 2 sarakeotsikoina, data riviltä 3 eteenpain. Kopioi ensimmainen valmis valilehti muihin niin vältyt 12-kertaiselta työltä.

  2. Sarakerakenne kuukaudessa

    Aseta sarakkeet: A = Paivamäärä, B = Viikonpaiva (kaava), C = Aloitusaika, D = Lopetusaika, E = Tauko, F = Tyoaika (kaava), G = Ylityo (kaava), H = Poissaolokoodi. Muotoile C-G aikamuotoon (HH:MM).

    fx
    =TEKSTI(A3;"PPPP")

    Kaava solussa B3 nayttaa viikonpaivan automaattisesti paivamäärän perusteella.

  3. Automatisoi tyoaikalaskenta

    Tassa tapahtuu varsinainen taikuus. Sarakkeessa F lasketaan kokonaistyoaika ja sarakkeessa G eritellaan ylityo.

    fx
    =JOS(C3="";"";D3-C3-E3)

    Tyoaika (F3): Lopetusaika miinus aloitusaika miinus tauko. JOS-funktio valttaa virheet tyhjilla riveilla.

    fx
    =JOS(F3="";"";MAX(0;F3-Asetukset!$B$4))

    Ylityo (G3): Tyoaika miinus normaaliaika (haetaan Asetuksista). MAX(0;...) estaa negatiiviset arvot.

  4. Lisaa arkipyhat ja viikonpaiva-merkinta

    Arkipyhat-välilehdelle listataan kaikki 13 virallista pyhäpäivää seka juhannusaatto ja jouluaatto. Kayta ehdollista muotoilua kuukausivälilehdissa merkitaksesi arkipyhat taustavarilla.

    fx
    =LASKE.JOS(Arkipyhat!$A:$A;A3)>0

    Ehdollinen muotoilu: merkitse rivi jos paivamäärä loytyy arkipyhalistasta.

  5. Kuukausiyhteenveto ja joustosaldo

    Kunkin kuukausivalilehden loppuun tulee yhteenvedot: kokonaistyoaika, kokonaisylityo, vuosilomapaivia, sairauspaivat. Joustosaldo lasketaan toteutuneen ja odotetun tyoajan erotuksena.

  6. Kojelauta

    Luo Kojelauta-valilehti joka hakee yhteenvedot kaikilta 12 kuukaudelta. Nayta kertynyt ylityo 250 tunnin rajaa vasten, vuosiloman kulutus, ja keskeiset tunnusluvut. Tama on se valilehti jonka tyosuojelutarkastaja haluaa nahda.

Kaavat jotka tekevat tyon puolestasi

Aikalaskenta Excelissa on kinkkisempaa kuin useimmat luulevat. Kollegani kayt kerran laes kolme tuntia selvittaen miksi ylityo nayttii "-16:00" — se oli aikamuoto joka pyorahti yompayriltaan keskiyolla. Tassa ovat kaavat joita kaytan 11 vuoden kokeilun ja erehdyksen jalkeen.

Peruskaavat

fx
=JOS(TAI(C3="";D3="");"";D3-C3-E3)

Tyoaika paivassa. Kasittelee tyhjat solut ilman virheilmoituksia.

fx
=JOS(F3="";"";MAX(0;F3-Asetukset!$B$4))

Ylityo paivassa. MAX(0;...) varmistaa ettei synny negatiivisia arvoja.

fx
=SUMMA(F3:F33)*24

Kokonaistyoaika desimaaleina. Kerro 24:lla muuntaaksesi Excelin aikamuodosta tunneiksi.

Edistyneet kaavat

fx
=LASKE.JOS(H3:H33;"VL")

Vuosilomapaivia kuukaudessa. Laskee kaikki rivit poissaolokoodilla "VL".

fx
=VERKKOPAIVAT(PAIVAYS(2026;KUUKAUSI(A3);1);KUUKAUSI.LOPPU(A3;0);Arkipyhat!$A$2:$A$20)

Tyopaivat kuukaudessa (pois lukien arkipyhat). Kayttotarkoitus: odotetun tyoajan laskenta.

fx
=JOS(G34*24>Asetukset!$B$8;"VAROITUS: Lahella ylityorajaa";"")

Varoitussignaali. Ilmoittaa kun kertynyt ylityo lahestyy vuosirajaa.

Yleinen ansa: aikamuoto vs desimaali

Excel tallentaa ajan vuorokauden murto-osana. 08:00 = 0,333... Jos haluat nayttaa tunnit kokonaislukuina (esim. "168 tuntia"), kerro 24:lla ja muotoile numeroksi. Jos haluat nayttaa HH:MM-muodossa, kayta mukautettua muotoa [h]:mm — hakasulkeet h:n ympärilla nayttavat yli 24 tunnin oikein.

Yleisimmat virheet (ja miten valtat ne)

Olen tehnyt jokaisen naista. Joidenkin kohdalla useammin kuin kerran.

Virhe 1: Taukovalidoinnin unohtaminen

Tyontekija joka kirjaa 07:00-16:00 ilman taukoa saa 9 tunnin tyoajan — mutta tyoaikalaki edellyttaa taukoa yli 6 tunnin tyovuoroissa. Ilman validointia kukaan ei huomaa tata. Lisaa ehdollinen muotoilu: jos tyoaika > 6 tuntia ja tauko = 0, merkitse rivi oranssiksi.

Virhe 2: Ylityokatto puuttuu

Tama oli kallein virheeni. Meilla oli varastotyontekija joka teki 263 ylityotuntia ennen kuin kukaan reagoi. Luottamusmiehen kanssa kaytiin pitkä keskustelu. Ratkaisu: kojelaudan tunnusluku joka nayttaa kertyneen ylityon 250 tunnin rajaa vasten, automaattisella varoituksella 200 tunnin kohdalla.

Virhe 3: Aikamuotojen sekasorto

Sekaisin oleva muotoilu tuhoaa pohjasi. Yksi solu muotoiltuna "Aika" nayttaa 08:00. Sama arvo muotoiltuna "Luku" nayttaa 0,33. Ja jos kopioit soluja välilehdelta toiselle ilman muodon tarkistusta — varaudu kayttamaan 45 minuuttia virheen etsintaan. Lukitse muoto koko sarakkeessa heti alussa.

Virhe 4: Manuaaliset arkipyhat

Joka vuosi pitaa paivittaa paasiäinen, helatorstai ja juhannuspaiva. Jos olet kovakoodannut paivamäärät, unohdat sen taatusti jostain. Pida erillinen arkipyha-valilehti ja viittaa siihen LASKE.JOS-funktiolla — paivitat yhdessa paikassa ja koko pohja seuraa perassa.

Virhe 5: Ei varmuuskopiointistrategiaa

Tyoajanseurantatiedosto joka katoaa tarkoittaa etta menetat kahden vuoden dokumentaatiopohjan. Kaksi vuotta — sen tyoaikalaki vaatii. OneDriven tai SharePointin automaattitallennus ratkaisee suurimman osan, mutta teen lisaksi manuaalisen kopion jokaisen vuodenvaihteen yhteydessa. Kerran kollega vahingossa poisti koko Q2:n — olin kiitollinen varovaisuudestani.

Tarkistuslista: mita hyva tyoajanseuranta vaatii

Lahetti taman listan uudelle HR-kollegalle viime syksynä. Han sanoi etta se saasti "ainakin viikon googlailun". Ehka liioiteltu, mutta pointti pitaa paikkansa.

Itsetehtypohja vs ammattimainen pohja

OminaisuusOma pikapohjaAmmattimainen pohja
Aloitus/lopetus/tauko paivittainKyllaKylla
Automaattinen ylityolaskentaHarvoinKylla
10 poissaolokoodiaEiKylla
Dynaamiset arkipyhatEiKylla
JoustosaldoEiKylla
Kojelauta tunnusluvuillaEiKPI:t
Ylityovaroitus (250 h)EiAutomaattinen
Palkanlaskenta kertoimillaEi1,5x / 2x
Arvioitu rakennusaika16-22 tuntia0 (lataa valmiina)

Jos tarkistuslista nayttaa pitkalta — ymmärran hyvin. Rakensin ensimmäisen version itse ja siihen meni kolme viikonloppua. Nykyään käytän valmista pohjaa jossa kaikki yllä oleva on jo tehty, testattuna 40+ tyontekijalla.

Lataa pohja

Kayttokohteet

Exceliin perustuva tyoajanseuranta on yleisempi kuin luulisi. Olen nahnyt raataloidyt versiot ravintola-alalta konsulttitoimistoihin.

Konsultit ja yrittajat

Seuraa aikaa projekteittain ja asiakkaittain oikean laskutuksen varmistamiseksi. Monet konsulttiyritykset vaativat kuukausittaiset tuntiraportit.

Pienyritykset tuntityolaisilla

Ravintolat, kaupat, vuokratyoyritykset — kaikki tarvitsevat tarkan tuntilokin palkanlaskennan ja vuorosuunnittelun pohjaksi.

Osa-aikaiset tyontekijat

Lisatyo (sovitun osa-aikatyon ylittava aika) on dokumentoitava erikseen. Hyva pohja erottaa ylityon ja lisatyon automaattisesti.

Etatyontekijat

Pandemian jalkeen tyoajanseuranta on tullut tärkeammaksi etatyota tekeville. Tiedosto jaetaan Teamsin tai SharePointin kautta.

Projektipaallikot

Kohdista tyokustannukset projekteittain yhdistamalla tyoajanseuranta projektikoodeihin. Ratkaisevaa projektin kannattavuusanalyysille.

HR-osastot

Kokoa poissaolotilastot, valvo ylityorajoja ja valmistele aineisto palkantarkistusta ja vuosiloman suunnittelua varten.

Tyoaikalaki — mita sinun on dokumentoitava

Tasta on paljon vaarinakaasityksia. Monet tyonantajat ajattelevat etta "riittaa kun pitaa asiat mielessaan". Ei riita.

§

Tyoaikalaki (872/2019) 32 § — Tyoaikakirjanpito

Tyonantajan on kirjattava tehdyt tyotunnit ja niista suoritetut korvaukset tyontekijakohtaisesti. Kirjanpidon on oltava selkea ja haettavissa tyontekijakohtaisesti. Tyoaika- ja palkkakirjanpito on pidettava erillaan tai siten etta ne ovat erotettavissa toisistaan.

Lahde: Finlex, Tyoaikalaki 872/2019 § 32

§

Tyoaikalaki 18 § — Ylityon enimmaismaarat

Tyontekijan tyoaika ylityö mukaan lukien ei saa ylittaa keskimaarin 48:aa tuntia viikossa nelja kuukauden ajanjakson aikana. Ylityon enimmaismaara on 138 tuntia nelja kuukauden jaksossa ja 250 tuntia kalenterivuodessa. Tyonantaja ja tyontekija voivat sopia enintaan 330 tunnin kokonaisylityosta vuodessa.

Lahde: Finlex, Tyoaikalaki 872/2019 § 18-19

§

Vuosilomalaki (162/2005)

Tyontekijalla on oikeus vuosilomaan. Tayden lomanmaaraysyskuukauden aikana tyontekija ansaitsee 2 tai 2,5 lomapäivää kuukaudessa riippuen tyosuhteen kestosta. Tyonantajan on pidettava vuosilomakirjanpitoa.

Lahde: Finlex, Vuosilomalaki 162/2005

Kaytannossa tama tarkoittaa etta sinun on sailytettava:

Ylityo kertynyt — tyypillinen esimerkki
0 h 138 h (4 kk raja) 200 h (varoitus) 250 h (max)

Huomattavaa: tyosuojelutarkastaja voi maarätä uhkasakon jos kirjanpito ei ole kunnossa. Ja ylityorajojen ylittaminen ilman asianmukaista dokumentaatiota voi johtaa takautuviin palkkavaatimuksiin korkoineen. Naista koituu helposti viiden numeron summa.

Vuorokausilepo ja viikkolepo

Kaksi saantöa jotka yllattavat monia tyonantajia: jokaisella tyontekijalla on oikeus vahintaan 11 tunnin yhtenaiseen vuorokausilepoon 24 tunnin aikana, ja vahintaan 35 tunnin yhtenaiseen viikkolepoon seitseman paivan aikana. Tyoajanseuranta joka automaattisesti ilmoittaa naiden rajojen rikkomisesta pelastaa sinua ikäviltä yllatyksiltä.

Viikon tyoaika talla viikolla 41,5 / 40 h
Musta merkki = 40 tunnin raja. Keltainen = ylityota kirjattu talla viikolla.

Suomen arkipyhat 2026

Tassa ovat vuoden 2026 viralliset pyhäpäivät. Nama pitaa paivittaa pohjaan vuosittain — tai kayttaa kaavoja jotka laskevat liikkuvat pyhat automaattisesti.

Ma
Ti
Ke
To
Pe
La
Su
1.1.Uudenvuosi
27:30
3
4
57:30
6.1.Loppiainen
77:30
88:00
97:00
10
11

Tammikuun esimerkki. Punaisella merkityt = arkipyhat, harmaat = viikonloput.

Pohja jota itse kaytan

Rakennettuani ja hylättyäni useampia Excel-tuntikirjanpitoja kuin haluaisin myontaa, paadyin pohjaan joka yksinkertaisesti tekee kaiken mita tarvitsen — ilman makroja, ilman saatoa.

Siina on 15 valilehtea: 12 kuukausivalilehteä automaattisella tyoajan, ylityon ja poissaolojen laskennalla. Kojelauta tunnusluvuilla ja kaavioilla. Erilliset välilehdet arkipyhille, poissaolokoodeille ja asetuksille. Kaikki kytketty kaavoilla jotka hoitavat itsensa.

15 valilehtea Automaattinen ylityo Kojelauta Joustosaldo 13 arkipyhaa 10 poissaolokoodia Palkanlaskenta Ei VBA/makroa Excel 2016+

Se toimii Teamsissa, SharePointissa ja paikallisesti. Olen kayttanyt sita 3-40 tyontekijalla ja se on selvinnyt jokaisesta palkkajaksosta ongelmitta. Täyttää tyoaikalain vaatimukset dokumentoinnista.

Lataa tuntikirjanpitopohja

Usein kysytyt kysymykset

Mita tyoajanseuranta Excelissa pitaa sisaltaa?
Kattava tyoajanseuranta tarvitsee paivamäärän, aloitus- ja lopetusajan, tauon, kokonaistyoajan paivassa, poissaolokoodit (vuosiloma, sairaus, perhevapaa), ylityolaskennan ja kuukausiyhteenvedon. Tyoaikalain täyttämiseksi sen tulisi myos seurata kertynyttä ylityotä vuosirajaa (250 tuntia) vasten.
Onko tyoajanseuranta pakollinen Suomessa?
Kylla, tyoaikalain (872/2019) 32 § velvoittaa tyonantajat pitamaan tyoaikakirjanpitoa jokaisesta tyontekijasta. Kirjanpitoon on merkittava tehdyt tyotunnit ja niista maksetut korvaukset. Tiedot on sailytettava vahintaan kaksi vuotta.
Miten ylityo lasketaan Excelissa?
Kaava vertaa toteutunutta tyoaikaa normaaliin tyopaivaan (7,5 tai 8 tuntia). Esimerkiksi: =MAX(0;Lopetus-Aloitus-Tauko-"07:30"). Tulos kerrotaan ylityokorvauskertoimella (yleensa 1,5x ensimmaiset 2 tuntia ja 2x sen jalkeen).
Mika on lisatyon ja ylityon ero?
Lisatyo on tyotä joka ylittaa sovitun tyoajan mutta ei ylita lain mukaista saannollista enimmaistyoaikaa (40 h/vko). Ylityo taas ylittaa taman rajan. Kaytannossa: osa-aikainen joka tekee 35 tunnin sijaan 38 tuntia tekee lisatyota. Jos han tekee 42 tuntia, 2 tuntia on ylityota.
Kuinka monta ylityotuntia tyontekija saa tehda vuodessa?
Tyoaikalain mukaan ylityon enimmaismaara on 138 tuntia nelja kuukauden jaksossa ja 250 tuntia kalenterivuodessa. Tyonantaja ja tyontekija voivat lisaksi sopia enintaan 330 tunnin kokonaisylityosta vuodessa. Tyoehtosopimuksissa voi olla muita rajoja.
Voiko Excelia kayttaa tyoajanseurantaan jarjestelman sijaan?
Ehdottomasti. Tyoaikalaki ei aseta vaatimuksia kirjanpidon muodolle — tiedot voidaan pitaa paperilla tai tietokoneella. Excel antaa tayden joustavuuden, toimii offline-tilassa, ei vaadi erillisia lisenssikustannuksia Microsoft 365:n lisaksi, ja tiedosto voidaan jakaa Teamsin tai SharePointin kautta.
Miten arkipyhat huomioidaan tyoajanseurannassa?
Luo erillinen valilehti Suomen 13 viralliselle pyhapaivalle. Kayta LASKE.JOS-funktiota kuukausivälilehdissa tunnistaaksesi arkipyhat automaattisesti ja saataksesi odotettua tyoaikaa. Huomioi myos juhannusaatto ja jouluaatto, jotka ovat kaytannossa vapaapaivia useimmissa tyoehtosopimuksissa.
SK

Sanna Korhonen

Palkanlaskija, Tampere

Olen tyoskennellyt palkanlaskennan ja tyoajanseurannan parissa 11 vuotta, joista viimeiset seitseman keskisuuressa logistiikkayrityksessa Tampereella. Vastaan noin 40 tyontekijan palkka-asioista. Ennen Exceliä kaytimme paperilomakkeita ja laskinta — siita ei ole ikava. Tulen toihin joka aamu klo 6:45, koska aamu on ainoa aika jolloin saan palkka-ajon tehtyä rauhassa ilman keskeytyksia.

Lahteet ja viittaukset

  1. Tyoaikalaki (872/2019) — finlex.fi
  2. Tyoaikakirjanpito — mista on kyse ja keta se velvoittaa — tilisanomat.fi
  3. Onko tyoajanseuranta pakollinen Suomessa — jotbar.fi
  4. Vuosilomalaki (162/2005) — finlex.fi
  5. Tyoaikalainsaadanto — Tyoterveyslaitos — ttl.fi